Materi Kearsipan

BAB 1

PENGERTIAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

A.   PENGERTIAN DOKUMEN

   Menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda, kata dokumen tertulis dalam ejaan yang sama          yaitu document.

   Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti sesuatu yang                tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan, sepertii akta                       kelahiran, surat nikah, surat perjanjian. Berikut ini beberapa pengertian dokumen menurut                   sumber buku, yaitu :

1.      Kamus Bahasa Inggris Webstern

Dokumen adalah

a.       Membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

b.      Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

2.      Ensiklopedi Umum

Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman, tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.

3.      Ensiklopedi Administrasi

Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

B.   PENGERTIAN DOKUMENTASI

       Dokumentasi                                      

-          dalam Bahasa Inggris disebut documentation
-          dalam Bahasa Belanda disebut documentatie

-          dalam Bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.

Pengertian dokumentasi berdasarkan pendapat dari beberapa sumber, yaitu :

1.      FID (Federation Internationale de Decumentation)

Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

2.      NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)

Dokumentasi adalah tugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.

3.      Hasil seminar dokumentasi dan kearsipan

Dokumentasi adalah suatu aktivitas baik suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.

4.      Kamus Administrasi Perkantoran

Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan.

C.     PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

1.      Perbedaan kata dokumen dan dokumentasi

DOKUMEN	DOKUMENTASI
Surat-surat atau benda-benda berharga yang dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung supaya lebih meyakinkan	Suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah, memelihara, serta menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat

2.      Perbedaan dokumen dan dokumentasi

DOKUMEN	DOKUMENTASI
Difokuskan pada benda atau informasinya	Difokuskan pada kegiatannya
Isi dokumen terbatas pada informasi dalam dokumen itu sendiri	Isi dokumentasi berupa dokumen, buku-buku dan alat-alat audio visual
Digunakan sebagai alat bukti	Mengolah dan menyiapkan dokumen baru
Bersifat pasif	Bersifat aktif
Menunjang penelitian	Menyiapkan keterangan untuk penelitian
Tidak merupakan unit kerja	Merupakan unit kerja

D.   JENIS-JENIS DOKUMEN

1.      Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya

a.       Dokumen pribadi merupakan dokumen yang digunakan untuk alat pembuktian diri seseorang. Contoh : akte kelahiran, KTP, SIM, piagam.

b.      Dokumen niaga merupakan dokumen yang digunakan untuk alat pembuktian transaksi jual beli/perdagangan. Contoh : kuitansi dan saham

c.       Dokumen sejarah merupakan dokumen yang digunakan untuk alat pembuktian yang terjadi dimasa lalu. Contoh : naskah proklamasi, film G 30S PKI, tugu, fosil.

d.      Dokumen pemerintah merupakan dokumen yang digunakan untuk alat pembuktian dalm pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 1945, Peraturan Pemerintah, Kepres, Perda.

2.      Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

a.       Nilai penerangan (memberikan informasi kepada masyarakat)

b.      Nilai perdagangan (alat pembuktian dalam transaksi jual beli)

c.       Nilai yuridis (alat pembuktian hukum dimuka pengadilan)

d.      Nilai historis (alat pembuktian tentang peristiwa penting pada masa lalu)

3.      Dokumen dilihat dari sumbernya

a.       Dokumen yang bersumber dari pemerintah merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah, seperti undang-undang perpajakan.

b.      Dokumen yang bersumber dari swasta yang mempunyai kekuatan hokum, seperti akte notaris dan visum dokter.

c.       Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian dan surat kontrak.

d.      Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti kliping dan kaledeoskop.

e.       Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik.

4.      Dokumen ditinjau dari fungsinya

a.       Dokumen dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan kantor.

Dokumen dinamis dibedakan menjadi 3, yaitu :

1)      Dokumen aktif (dokumen yang masih digunakan secara terus menerus)

2)      Dokumen semi aktif (dokumen yang frekuensi penggunaannya menurun)

3)      Dokumen pasif (dokumen yang jarang digunakan)

b.      Dokumen statis adalah dokumen yang dipergunakan secara tidak langsung dalam pekerjaan kantor.

5.      Ditinjau dari segi penelitiaan

a.       Dokumen primer berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh : paten penelitian, disertasi, dan kertas kerja.

b.      Dokumen sekunder berisi informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi.

c.       Dokumen tersier berisi informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks dan buku panduan literatur.

6.      Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya

a.       Dokumen literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Seperti : majalah, pita kaset dan film.

b.      Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda bersejarah. Seperti : mata uang kuno, archa, pakaian adat, keris.

c.       Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat.

E.   PERAN, RUANG LINGKUP DAN TUGAS DOKUMENTASI

1.      PERAN DOKUMENTASI

Peranan dokumentasi antara lain :

1.      Sebagai dasar pengambilan keputusan

2.      Melayani pengembangan ilmu pengetahuan

3.      Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi

4.      Mengolah dan menyebarluaskan informasi

5.      Media komunikasi

6.      Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

2.      RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

Ruang lingkup dokumentasi terdiri dari 3 bidang, yaitu :

1.      Dokumentasi literal meliputi bidang perpustakaan

2.      Dokumentasi kolporal meliputi bidang permuseuman

3.      Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan

3.      TUGAS DOKUMENTASI

Kegiatan seorang dokumentalis meliputi :

1.      Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai

Pengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan cara :

a.       Wawancara

b.      Quisioner (membuat lembar pertanyaan)

c.       Observasi

d.      Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya

Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

a.       Tukar menukar informasi

b.      Memberikan informasi

c.       Menerima informasi

d.      Berlangganan

e.       Pembelian

2.      Pencatatan dokumen

Pencatatan dilakukan pada buku induk dokumen.

No	Tgl Pencatatan	Judul	Pengarang	Kota tempat terbit	Penerbit	Tahun terbit	Jumlah	Cara perolehan	Keterangan

3.      Menyusun dan mengolah dokumen

Prosedur pengolahan dokumen :

a.       Mencari dan memilih dokumen untuk bahan dokumentasi

b.      Mengkaji, melengkapi dan mempelajari isi informasi dokumen

c.       Membuat ringkasan

d.      Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi

e.       Mengelompokkan hasil pengolahan dalam klasifikasi tertentu

f.       Menyebarluaskan/menggandakan bila dibutuhkan

4.      Mereproduksi

Mereproduksi merupakan kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan dan penggandaan.

5.      Menyortir

Menyortir merupakan kegiatan memisah-misahkan dokumen menurt jenis dan kegunaannya. Khusus dokumen kolporal dapat dibuat suatu ekserp/ringkasannya.

Ekserp dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

a.       Ekserp annotative adalah meringkas dokumen yang tidak terlalu penting.

b.      Ekserp indikatif adalah meringkas dengan menjelaskn garis besar isi dokumen.

c.       Ekserp informative adalah meringkas pokok permasalahan yang ada dalam dokumen.

6.      Penyajian dan pendistribusian dokumen

merupakan kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada pemakai jasa informasi.

Pendistribusian dapat dilakukan secara aktif dan pasif.

a.       Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutin

b.      Distribusi pasif, dilakukan karena diminta oleh yang berkepentingan

Pelayanan distribusi dibedakan menjadi 3, yaitu :

a.       Pelayanan current awareness (pelayanan yang berkaitan dengan berita actual)

b.      Pelayanan Tanya jawab (pelayanan atas pertanyaan yang diajukan)

c.       Pelayanan penelusuran literatur, surily literature, analisa literatur (pelayanan dengan menyebarluaskan indeks informasi, abstraks, indeks abstraks, pemberian informasi tentang informasi baru)

7.      Memelihara, merawat dan menyimpan dokumen

adalah kegiatan memelihara, merawat dan menyimpan dokumenyang bernilai dan bila diperlukan mudah untuk ditemukan.

F.     BAHAN DOKUMENTASI

Bahan-bahan dokumentasi dibedakan menjadi 3, yaitu :

DOKUMENTASI LITERAL	DOKUMENTASI KOLPORAL	DOKUMENTASI PRIVAT
Buku-buku, laporan, disertasi, thesis, majalah, Koran, brosur, leaflet, buku petunjuk telepon, tambo, monografi	Fosil, benda-benda seni, archa, tugu, batu bersurat, candi, mata uang kuno, pakaian adat, film documenter, micro film, pita kaset	Dokumentasi sejarah: UUD 1945, teks Pancasila, teks Proklamasi, sumpah pemuda, supersemar. Dokumentasi niaga: kuitansi, faktur, cek, laporan keuangan, surat perjanjian. Dokumentasi pribadi: SIM, KTP, sertifikat, ijazah, akte kelahiran.

G.  PENGATURAN KLIPING

1)      Pengertian Kliping

Kata kliping dalam kamus bahasa Inggris yaitu Clipping yang artinya guntingan surat kabar atau Koran.

Kliping merupakan alat penunjang informasi yang dapat dibuat dari bahan-bahan yang akan terbuang, kemudian dikumpulkan sehingga menjadi bahan dokumentasi yang sangat berguna.

2)      Kegunaan Kliping

a.       Menunjang kegiatan pribadi dan organisasi lainnya

b.      Menambah koleksi perpustakaan

c.       Memperkaya sumber ilmu pengetahuan

d.      Meningkatkan cakrawala berpikir

e.       Sumber dokumentasi informasi

f.       Sebagai bukti autentik

g.      Bahan penelitian

3)      Tujuan Kliping

a.       Menyimpan dan melestarikan ilmu pengetahuan

b.      Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang

c.       Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu

d.      Memupuk kreatifitas

e.       Menunjang pokok bahasan bidang studi

f.       Menunjang kegiatan intelektual

4)      Persyaratan Pembuatan Kliping

a.       Disusun secara rapid an serasi

b.      Penghematan dalam kolom

c.       Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dpat dipertanggung jawabkan keabsahannya

d.      Mudah dalam pembuatannya

5)      Cara Membuat dan Mengatur Kliping

a.       Kumpulan gunting surat kabar, majalah atau media cetak lainnya yang menarik perhatian.

b.      Tuliskan subjek atau masalah yang akan diklipingkan.

c.       Tempelkan guntingan Koran, majalah dan sumber lainnya dengan lem secara rapi dan teratur pada lembaran kertas HVS.

d.      Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan :

1)      Sumbernya (nama pengarang, majalah atau nama surat kabar)

2)      Tanggal, bulan, tahun terbit

3)      Halaman

4)      Dan lain-lain yang dirasa perlu.

e.       Jilid dengan rapi sehingga kelihatan seperti buku.

f.       Lakukan perwajahan kliping sehingga kelihatan menarik.

g.      Agar kliping terlihat manis dan rapi perlu diatur cara meletakkan guntingannya. Bila terdapat dalam surat kabar artikel yang timbal balik, maka sebaiknaya di fotokopi atau dibeli Koran baru.

h.      Kliping disusun diatas rak, diberi kode dan dibuatkan kartu katalognya sehingga memenuhi syarat sebagai koleksi dokumentasi dan perpustakaan.

SOAL OBJEKTIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

1.      Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti ataupun keterangan, merupakan arti kata dokumen menurut…..

a.       Bahasa Inggris

b.      Bahasa Indonesia

c.       Kamus Bahasa Inggris Webstern

d.      Ensiklopedia Administrasi

e.       Ensiklopedia Umum

2.      Documentum adalah asal kata dokumentasi yang artinya…..

a.       Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.

b.      mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia

c.       memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada diperpustakaan

d.      menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat

e.       mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan

3.      Naskah kerjasama antar Negara termasuk dokumen…..

a.       Dokumen pribadi

b.      Dokumen sejarah

c.       Dokumen kolpral

d.      Dokumen pemerintah

e.       Dokumen privat

4.      Dokumen yang memiliki hukum terkuat adalah…..

a.       Dokumen pribadi

b.      Dokumen privat

c.       Dokumen literal

d.      Dokumen kolporal

e.       Dokumen tersier

5.      Dokumentasi mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dibanding kearsipan, permuseuman dan perpustakaan yaitu meliputi….

a.       Kearsipan              d. perpustakaan dan kearsipan

b.      Permuseuman        e. kearsipan, permuseuman dan perpustakaan

c.       Perpustakaan

6.      Kegiatan dokumentasi merupakan kegiatan mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai. Berikut yang bukan merupakan kegiatan pengumpulan keterangan yaitu….

a.       Menerima informasi          d. pengamatan

b.      Interview   e. menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya

c.       Membuat lembar pertanyaan

7.      Kegiatan membuat ringkasan pada dokumen yang tidak terlalu penting disebut…..

a.       Ekserp       d. ekserp informasi

b.      Ekserp informative            e. ekserp indikatif

c.       Ekserp annotative

8.      Perhatikan data berikut ini!

I.       sebagai dasar pengambilan keputusan

II.     media komunikasi

III.    menunjang penelitian

IV.    mengembangkan ilmu pengetahuan

V.     mencatat dokumen

VI.    membantu tersedianya dokumen untuk pengetahuan

VII. menunjang kelancaran roda pemerintahan

VIII.    melayani peneliti

Berdasarkan data diatas, yang merupakan peranan dokumentasi adalah…..

a.       I, II, III, IV

b.      II, III, IV, V

c.       III, IV, V, VI

d.      IV, V, VI, VII, VII

e.       I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII

9.      Kliping dalam bahasa Inggris disebut…..yang artinya…..

a.       Clip yang artinya Koran yang berisi tanggapan hasil wawancara

b.      klipping yang artinya guntingan kertas tentang ulasan hasil wawancara

c.       Klip yang artinya surat kabar tentang berita aktual

d.      Clipping yang artinya artikel  mengenai hasil wawancara

e.       Clipping yang artinya guntingan surat kabar atau Koran

10.  Agar kliping tampak manis dan rapi harus memenuhi persyaratan pembuatan kliping. Syarat-syarat sebuah kliping yang baik yaitu…..

a.       Disusun secara rapi dan serasi

b.      Mudah pembuatannya

c.       Data dan fakta dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya

d.      A dan C benar

e.       a, b dan c benar

BAB 2

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

A.   PENGERTIAN ARSIP

Kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

Dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Istilah archives digunakan oleh Schollenberg sebagai kumpulan warkat dan archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga arsip.

Pengertian arsip menurut beberapa sumber, antara lain :

1.      Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirdjo

Arsip adalah :

a.       Tempat menyimpan secara teratur dari pada bahan-bahan tertulis (geschreven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdheiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumenten), peta-peta (kearten).

b.      Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan

c.       Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri

2.      Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979

Arsip adalah :

a.       Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan

b.      Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c.       Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

3.      Seminar dokumentasi/Arsip kementerian-kementerian pada tanggal 28 Februari s.d 2 Maret 1957

Arsip adalah :

a.       Arsip adalah kumpulan dari pada surat menurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi transaksi, tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handling) yang disimpan sehingga saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.

b.      Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan tentang segala surat-surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan system tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

4.      Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, buku, naskah, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya tau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-kepututsan, prosedur-proseur, pekerjaan-peerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

5.      Ensiklopedi Administrasi

a.       Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dpandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan

b.      Sesuatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib.

6.      Kamus Administrasi Perkantoran karangan Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana, karena mempunyai sesuat kegunaan agar setiap kali diperlukan dapt cepat ditemukan kembali.

7.      UU No. 7 tahun 1971

a.       Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.      Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B.   PENGERTIAN KEARSIPAN

Pengertian kearsipan menurut beberapa sumber, yaitu :

1.      Kamus administrasi

Kearsipan merupakan segenap rangaki kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.

2.      Ensiklopedi Administrasi

Filling (penyimpanan warkat) merupakan suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

3.      Menurut Drs. Syamsul Anwar

Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penerimaan, pengumulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurt system tertentu sehingga saat diperlukan mudah dengan cepat dan tepat ditemukan.

Ilmu kearsipan merupakan sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari nilai ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-warkat yang berharga baik milik perorangan, masyarakat maupun pemerintah.

C.   SYARAT-SYARAT ARSIP

1.      Merupakan kumpulan warkat

2.      Disimpan menurut sistem tertentu

3.      Mempunyai nilai kegunaan

4.      Mudah ditemukan secara cepat dan tepat

D.   JENIS-JENIS ARSIP

Ditinjau dari Segi	Keterangan
Bentuk Fisiknya	a.       Berbentuk lembaran, misalnya : surat, warkat, kuitansi, micro fiche. b.       Tidak berbentuk lembaran, misalnya: disket, hard disk, pita kaset, video, micro film.
Masalanya	a.       Financial record (mengenai keuanggan), misalnya : cek. b.       Inventory record (mengenai barang inventaris), misalnya : persediaan barang. c.       Personal record (mengenai masalah kepegawaian), misalnya : datar riwayat hidup. d.       Sales record (mengenai masalah penjualan), misalnya  : agen distributor, daerah pemasaran dan hasil penjualan. e.       Production record (mengenai masalah produksi), misalnya : jenis alat yang digunakan untuk proses produksi dan proses pengolahannya.
Pemiliknya	a.       Lembaga Pemerintahan 1)      ARNAS RI merupakan arsip nasional pusat. 2)      ARNAS di tiap daerah ibukota Daerah Tingkat I merupakan arsip nasional daerah. b.      Intansi pemerintah/swasta 1)      Arsip primer dan arsip sekunder Arsip primer merpakan arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder merupakan tindasannya. 2)      Arsip sentral dan arsip unit Arsip sentral disimpan di pusat arsip, sedangkan arsip unit disimpan di setiap bagian organisasi.
Sifatnya	a.       Arsip biasa (arsip yang sudah tidak berguna karena informasinya sudah berlalu), misalnya : surat lamaran pekerjaan dan surat tagihan. b.       Arsip penting/esensil (arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang), contoh : surat kontrak dan surat perjanjian. c.       Arsip tidak penting (bersifat sementara, kadang-kadang diperlukan, apabila hilang mudah diganti), contoh : surat dinas biasa dan surat undangan. d.       Warkat sangat penting/vital (alat pengingat selama-lamanya, karena bernilai sejarah sehingga tidak boleh dimusnahkan), contoh : naskah proklamasi dan ijazah. e.       Arsip rahasia (arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu), contoh : arsip pemberbentian pegawai dan arsip strategi pemasaran
Fungsinya	a.       Arsip dinamis adalah arsip ang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Arsip dinamis dibagi menjadi 3 tingkatan, yaitu : 1)      Arsip aktif (dipergunakan secara terus menerus) 2)      Arsip semi aktif (frekuensi penggunaannya sudah menurun) 3)      Arsip inaktif (jarang dipergunakan, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan) b.       Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

E.   FUNGSI ARSIP

Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2 dinyatakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi 2, yaitu :

a)      Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. (arsip yang masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya)

b)      Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. (arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah)

Arsip dinamis dibedakan menjadi 3, yaitu

1.      Arsip aktif (ative)

Yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor dan sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

2.      Arsip semi aktif

Yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi masih dipergunakan.

3.      Arsip abadi

Yaitu arsip untuk disimpan selama-lamanya.

Dari keterangan diatas, dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip antara lain :

1)      Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang

2)      Sebagai sumber informasi

3)      Sebagai alat pembuktian

4)      Menggambarkan kejadian masa lalu

5)      Untuk menunjang penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan

6)      Bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan

F.    RUANG LINGKUP KEARSIPAN

1.      Tahap Penciptaan arsip

Merupakan awal dari proses kehidupan arsip, berupa konsep, daftar, formulir, dsb.

2.      Tahap Pengurusan dan pengendalian

Mencatat/ mengagendakan surat masuk/keluar berdasarkan sistem yang telah ditentukan.

3.      Tahap Referensi

Mengklasifikasikan arsip, mengindeks arsip, setelah arsip selesai digunakan disimpan dan bila diperlukan dicari kembali

4.      Tahap Penyusutan

Kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah masing-masing.

5.      Tahap Pemusnahan

Memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi atau telah melampaui jangka penyimpanan yang telah ditetapkan dalam jadwal retensi arsip pada instansi masing-masing.

6.      Tahap Penyimpanan arsip

Arsip in aktif yang telah menurun nilai kegunaanya di daftar, kemudian dipindahkan penyimpanannya ke unit kerarsipan pada instansi masing-masing.

7.      Tahap penyerahan arsip ke arsip nasional RI/arsip nasional daerah

Arsip statis diserahkn oleh setiap lembaga Negara dan badan pemerintah di pusat arsip nasional RI. Dan arsip statis dari pemerintah daerah diserahkan ke arsip nasional daerah.

G.  TUJUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

1.      Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2.      Agar mudah mendapatkan kembali dengan cepat dan tepat

3.      Menghemat waktu, tenaga dan tempat

4.      Untuk menjaga kerahasiaan arsip

 Untukmenjaga kelestarian arsip

6. Untuk menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

SOAL OBJEKTIF

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat!

1.      Pengertian arsip menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmoedirdjo, yaitu…..

a.       kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana, karena mempunyai sesuat kegunaan agar setiap kali diperlukan dapt cepat ditemukan kembali.

b.      segala kertas, buku, naskah, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen lain dalm segala macam bentuk dan sifatnya tau salinan serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-kepututsan, prosedur-proseur, pekerjaan-peerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya

c.       Tempat menyimpan secara teratur dari pada bahan-bahan tertulis (geschreven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdheiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumenten), peta-peta (kearten).

d.      segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dpandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan

e.       kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana, karena mempunyai sesuat kegunaan agar setiap kali diperlukan dapt cepat ditemukan kembali.

2.      Serangkaian kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, penyingkiran dan pemusnahan warkat menurut system tertentu disebut…..

a.       Arsip         d. Dokumentasi

b.      Warkat      e. File

c.       Kearsipan

3.      Surat merupakan sebuah arsip bila memenuhi syarat-syarat arsip. Syarat-syarat arsip yaitu…..

a.       Disimpan berdasarkan system

b.      Memiliki nilai guna

c.       Mudah dan cepat ditemukan kembali

d.      Kumpulan warkat

e.       Semua benar

4.      Arsip yang tidak berbentuk lembaran maupun berbentuk lembaran, merupakan jenis arsip dari segi….

a.       Masalahnya           c. sifatnya                    e. pemiliknya

b.      Bentuk fisiknya     d. fungsinya

5.      Jumlah, jenis dan kualitas barang yang diperkenalkan termasuk arsip…..

a.       Inventory record   c. Finansial record                   e. Personal record

b.      Sales record           d. Production record

6.      Arsip yang memiliki nilai ilmiah dan bersifat abadi disebut…..

a.       Arsip rahasia         c. arsip penting                        e. arsip biasa

b.      Arsip esensil          d. arsip vital

7.      Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2, fungsi surat dibedakan atas…..

a.       Arsip aktif c. arsip aktif dan pasif e. Arsip statis

b.      Arsip pasif d. arsip statis dan dinamis

8.      Merupakan awal dari proses kehidupan arsip yaitu…..

a.       Penciptaan arsip

b.      Pengumpulan arsip

c.       Pemeliharaan arsip

d.      Pinyimpanan arsip

e.       Pemusnahan arsip

9.      Yang tidak termasuk tujuan pengelolaan kearsipan adalah…..

a.       Memelihara warkat           d. menemukan arsip dengan cepat

b.      Menyimpan warkat           e. mengirim arsip

c.       Menghemat waktu pikiran dan tenaga

10.  Tujuan kearsipan menurut UU No. 7 tahun 1971 pasal 3 yaitu…..

a.      Untuk menjaga agar arsip aman dan terpelihara

b.      Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah

c.      Untuk menjaga kelestarian arsip dan menjaga kerahasiannya

d.      Menghemat waktu, tempat, tenaga dan biaya

e.       Untuk memudahakan dalam penemuan kembali arsip