BAHAN AJAR PENANGANAN SURAT MASUK
A. PENGANTAR
Penanganan surat
merupakan suatu kegiatan yang paling penting dalam suatu organisasi, karena
surat diibaratkan sebagai jantung bagi organisasi yang memegang peranan dalam
menentukan dan menggerakan seluruh kegiatan kantor. Oleh karena itu,
pengelolaan surat harus diatur dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan surat pada
suatu organisasi dikategorikan menjadi dua yaitu pengelolaan surat masuk dan
pengelolaan surat keluar. Pengelolaan surat-surat tersebut dapat dikerjaakan
pada masing-masing bagian atau dapat juga dipusatkan pada bagian khusus yaitu
unit kearsipan. Tugas unit tersebut yaitu mengurus surat-surat yang diterima
(surat masuk) dan surat yang dikirim (surat keluar) agar tujuan organisasi
dapat tercapai. Dengan demikian, modul ini akan membahas tentang penanganan
atau pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang baik dan tepat.
B. PETUNJUK PEMBELAJARAN
1. Petunjuk
Pembelajaran untuk Peserta Didik
Peserta
didik diharapkan dapat memahami materi pembelajaran tentang penanganan surat
masuk dan surat keluar dengan baik agar dapat mempraktikannya. Adapun kegiatan
belajar/praktik yang perlu dipahami oleh peserta didik, sebagai berikut:
a.
Bacalah
dan pahami dengan cermat dan seksama kompetensi dan indikator yang ada pada
stiap kegiatan pembelajaran.
b.
Apabila
peserta didik sudah memahami materi pembelajaran dengan benar dan tepat, maka
peserta didik perlu mengerjakan latihan soal dan praktik.
c.
Apabila
ada materi yang belum jelas, peserta didik dapat mendiskusikan dengan pihak
lain atau bertanya kepada guru.
2. Petunjuk
Pembelajaran untuk Guru
a.
Guru
harus memahami dan menguasai isi materi dalam bahan ajar.
b.
Guru
harus mempunyai catatan kemajuan setiap peserta didik untuk memudahkan dalam
penyampaian materi pembelajaran.
c.
Memotivasi
peserta didik dalam mengerjakan soal latihan dan praktik untuk melatih
kemampuan kognitif dan psikomotorik peserta didik.
d.
Guru
sebaiknya melakan evaluasi terhadap pencapaian atau keberhasilan peserta didik
dengan memberikan pertanyaan atau tes yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e.
Guru
dapat membimbing peserta didik yang merasa kesulitan dalam pembelajaran.
C. KOMPETENSI
DASAR DAN INDIKATOR
1. Kompetensi
Dasar
3.4. Menerapkan penanganan surat masuk
4.4.
Melakukan penanganan surat masuk
2. INDIKATOR
3.4.1.Menjelaskan tahap-tahap penanganan surat
masuk
3.4.2.
Mengemukakan penganganan surat masuk
dengan sistem buku agenda
3.4.3.
Mengemukakan penanganan surat masuk
dengan sistem kartu kendali
3.4.4. Melakukan identifikasi surat masuk
berdasarkan kriteria dan kaidah penanganan surat masuk
4.4.1.Melakukan identifikasi surat masuk
berdasarkan kriteria dan kaidah penaanganan surat keluar
4.4.2.
Melakukan tahap-tahap penanganan surat
masuk dengan tepat sesuai dengan standar prosedur
4.4.3.
Melakukan penanganan surat masuk
berdasarkan sistem buku agenda
4.4.4. Melakukan
penagangan surat masuk berdasarkan sistem kartu kendali
D. KEMAMPUAN
AKHIR YANG DIHARAPKAN
1.
Peserta
didik mampu mengidentifikasi dan merumuskan masalah tentang penanganan surat
masuk.
2. Peserta
didik mampu memahami dan mempraktikkan tentang penanganan surat masuk dengan
sistem buku agenda.
3. Peserta
didik mampu memahami dan mempraktikkan tentang penanganan surat masuk dengan
sistem kartu kendali.
E. MATERI
PELAJARAN
Untuk mencapai
tujuan pembelajaran, maka disajikan beberapa pokok materi yang akan memudahkan
peserta didik untuk memahami penanganan surat. Gambar 1. merupakan peta konsep
materi yang akan dipelajari oleh peserta didik.
F. PENJELASAN
ISI MATERI
1. Penanganan Surat Masuk
a. Penanganan surat masuk
Surat masuk mempunyai peranan penting untuk membangun
informasi dari unit ke unit, apabila tidak ada surat masuk maka tidak ada
informasi yang akan disampaikan sehingga kegiatan organisasi tidak terlaksana
dengan baik. Surat masuk merupakan surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi, surat tersebut berasal dari seseorang atau organiasi lain (Madiana,
2004: 49). Senada dengan Wursanto (1991:108), surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan melalui pos atau
kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau buku pengiriman. Hampir sama
dengan Nuraida (2014:88), surat masuk didefinisikan sebagai surat yang masuk ke
dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/persuahan yang
berasal baik dari instansi/perusahaan lan atau dari bagian lain di
instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian, surat masuk dapat berasal dari
pihak ektern maupun intern instansi/perusahaan tersebut.
Setiap surat yang diterima oleh instansi mempunyai nilai
yang berharga sebagai bukti otentik dan sebagai salah satu alat bukti untuk
menunjang dinamika kantor. Oleh karena itu, surat masuk sangat memerlukan
pengelolaan, hal ini dikarenakan agar setiap surat masuk yang akan diperlukan
dapat segera ditemukan. Pengelolaan surat masuk merupakan seluruh kegiatan yang
dilakukan mulai dari peneriman surat masuk, pengolahannya atau penyelesaiannya
hingga surat itu disimpan. Sejalan dengan Barthos (2013: 24) mengemukakan bahwa
proses pengelolaan surat masuk yaitu setelah surat diterima maka surat harus
segera mulai denan pengurusan surat agar segera dapat diserahkan kepada
pimpinan secepat mungkin. Adapun langkah-langkah pengelolaan surat masuk yaitu
sebagai berikut:
1) Penyortiran surat meliputi (a) meneliti
asal (sumber) surat itu; (b) meneliti cara pengiriman surat; dan (c)emisahkan
menurut beberapa macam kelompok surat, misalnya surat dinas baik dari instansi
maupun perorangan, kemudian ditempatkan pada folder-folder tersendiri.
2) Pembukaan sampul;
3) Pengeluaran surat dari dalam sampul;
4) Penelitian surat;
5) Pembacaan surat;
6) Penyampaian dan pencatatan.
Menurut Madiana (2004: 49), langkah-langkah yang perlu
dilakukan untuk menangani kegiatan surat masuk yaitu sebagai berikut:
1) Penerimaan
Tugas
penerimaan surat adalah:
a)
Mengumpulkan
dan menghitung jumlah surat yang masuk,
b)
Meneliti
ketepatan alamat si pengirim surat,
c)
Menggolong-golongkan
surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat, dan
d)
Menandatangani
bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
2) Penyortiran
Penyortiran
surat merupakan kegiatan memilah-milah surat atau memisahkan dan mengelompokkan
surat menurut jenis dan kategorinya untuk diolah lebih lanjut. Tujuan dari
penyortiran surat adalah (1) untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan
diterima; (2) untuk menentukan prioritas penyelesaian surat; dan (3) untuk
mempermudah pengawasan penanganan surat. Adpaun kegiatan penyortiran surat
meliputi:
a) Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk;
b) Memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah
alamat, surat segera dikembalikan pada pengirim;
c)
Menandatangani
bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
Biasanya penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat;
d) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang
dituju (unit pengolah atau nama pejabat);
e) Membuka surat (kecuali surat rahasia)
dan memeriksa kelengkapanya (bila ada lampirannya, apabila tidak lengkap, buat
catatan seperlunya).
3) Pencatatan
surat
Pencatatan
surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau buku
agenda dan kartu tertentu.
4) Mengagendakan
surat masuk
Mengagendakan
surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku harian seperti buku
agenda masuk atau dail mail record.
5) Pengarahan
dan penerusan surat
Pengarahan
surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang akan disampaikan, baik yang
disampaikan kepada pimpinan dan yang akan disampaikan kepada pengolah.
Kegiatannya sebagai berikut:
a) Surat masuk harus dilampiri lembar
disposisi oleh sekretaris atau kepala tata usaha.
b) Surat masuk yang sudah dilengkapi dengan
lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh
tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut
berupa instruksi atau informasi.
c) Surat
yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau
kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses
dengan lembar disposisi.
Apabila
pimpinan menaganggap perlu agar surat diproses melalui beberapa pejabat,
maka sekretaris dapat menyertakan lembar beredar atau routing slip. Dengan demikian, surat yang harus diperbanyak agar
dapat ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut duplicating atau penggandaan. Lembar
disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan agendaris untuk membubuhkan
disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposisi dibedakan atas dua macam,
yaitu:
a) Disposisi langsung merupakan disposisi
yang langsung ditulis pada lembar surat.
b) Disposisi tidak langsung adalah
disposisi yang ditulis pada lembaran tersendiri.
6) Penyampaian
surat
Penyampaian
surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
a) Surat yang telah berdisposisi dicatat
dalam buku ekspedisi intern.
b) Menyampaikan surat tersebut melalui buku
ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai
tanda surat telah diterima.
c)
Petugas
pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat
dalam buku pengarahan.
7) Penyimpanan
surat
Penyimpanan
surat dilakukan secara sistematis agar bila dibutuhkan dapat ditemukan dalam
waktu yang singkat.
Sedangkan menurut Wursanto (2004: 110), pengurusan dan
pengendalian surat masuk dibagi menjadi lima langkah yaitu (1) penerimaan
surat; (2) penyortiran surat; (3) pembukaan surat; (4) pencatatan surat; dan
(5) pengarahan surat masuk. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan surat masuk harus dilakukan secara berurutan dan sistematis agar
dapat memperlancar kegiatan suatu instansi/organisasi.
b. Penanganan Surat Masuk
dengan Sistem Buku Agenda
Dalam penanganan
surat masuk di organisasi dapat dilakukan beberapa cara bergantung pada sistem
kearsipan yang dipergunakan oleh organisasi yang bersangkutan. Langkah-langkah
pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda menurut Anhar (1980:13-24),
sebagai berikut:
1) Penyortiran
Penyortiran
atau sorting surat-surat masuk adalah
tugas dan tanggungjawab pegawai unit kearsipan. Pekerjaan menyortir meliputi
pekerjaan pemisahan dan penggolongan surat-surat menurut jenis dan golongnanya.
Penyortiran ini dilakukan sebelum surat dibuka dari amplopnya, dan sebelum
diantarkan atau didistribusikan kepada pejabat-pejabat yang berkepentingan
terhadap setiap surat yang diterima oleh unit kearsipan, dla hal ini loket
penerimaan surat masuk. Tujuan penyortiran surat yaitu untuk mengetahui
banyaknya atau volume dan frekuensi surat-surat yang masuk; menentukan prioritas
penanganannya; dan mempermudah pengawasannya. Penggolongan kepentingan surat
masuk berdasarkan prioritas sebagai berikut:
a) Surat-surat kawat merupakan surat yang
sifatnya sangat segera karena sangat penting sehingga harus didahulukan dibuka,
dikelola, dan diteruskan kepada pihak yang berkepentingan.
b) Surat-surat yang sangat rahasia haurs
langsung dan segera didistribusikan kepada pimpinan dala keadaan sebagaimana
diterima (suarat masih dalam keadaan tertutup).
2) Pemberian
tanggal dan pemeriksaan lampiran surat
Setelah
isi amplop dikeluarkan, maka surat-surat itu sebelum dicatat dalam buku
pencatatan surat masuk harus dibubuhkan sebuah cap atau stempel agenda pada
ruang kosong di bagian atas halaman pertama dari surat tersebut atau di bagian
kaki surat. Stempel agenda berisi tentang tanggal surat diterima, hari dan jam
penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan
petugas agenda (dapat dilihat pada gambar 3). Pencatatan waktu penerimaan surat
sangat penting dilakukan karena untuk emngetahui batas waktu penerimaan di mana
hal tersebut menjadi syarat berlakunya suatu perjanjian atau penawaran keraj.
Pada perusahaan atau organisasi besar, pencatatan tanggal dan waktu biasanya
menggunakan electric clock dating
machine.
|
AGENDA
BAGIAN ARSIP
|
|
|
Tgl
diterima
|
:
..................................................................
|
|
No.
Agenda
|
:
..................................................................
|
|
Tgl
diteruskan
|
:
..................................................................
|
|
Tanda
tangan
|
:
..................................................................
|
Gambar 1 Stempel Agenda
Pemeriksaan lampiran-lampiran
Setelah
surat diberi stempel, amplop surat diperiksa dan diteliti dengan cermat. Yang
harus diteliti yaitu:
a) Kesesuaian antara alamat amplop dan
alamat dalam.
b) Tanda tangan dan cap
c)
Memeriksa
jumlah lampiran dalam surat apakah lampiran sesuai dengan yang ditulis.
Apabila
jumlah lampiran yang tercatat tidak sesuai dengan lampiran yang sebenarnya atau
hilangnya lampiran, maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a) Memberikan cap bertuliskan “lampiran
tidak ada” pada surat tersebut.
b) Memberikan tanda pada surat pengantar
bahwa lampiran hilang.
c)
Encatat
dalam sebuah buku atau daftar.
Penelitian atas lampiran surat
a) Sifat lampiran
Apabila
terdapat ketidaksesuaian dengan jumlah lampiran maka perlu dicatat.
b) Cara pengiriman lampiran
Surat
masuk yang dikirim dengan pos tersendiri secara terpisah perlu dipertanyakan
lampiran dan sifatnya. Hal ini perlu dicatat dalam sebuah buku atau daftar
tersendiri.
c)
Jenis
lampiran
Lampiran
surat harus dipisahkan berdasarkan tingkat kepentingannya, contohnya
surat-surat berharga seperti uang, cek, wesel, kuitansi, materai harus segera
dipisahkan dan dicatat dalam suatu daftar tersendiri, sendangkan isi lampiran
itu harus segera disimpan.
d) Lampiran-lampiran diklip
Apabila
lampiran-lampiran tersebut telah diperiksa dan diteliti dengan cermat, kemudian
dijepitkan atau diklip pada surat yang bersangkutan.
e) Lampiran yang hilang/keliru dikirimkan
Petugas
surah sebaiknya segera memberitahukan kepada pengirim lampiran yang hilang atau
keliru dikirimkan.
|
No.
Urut
|
Surat
|
Dari
|
Untuk
|
Hal
Lampiran yang Hilang
|
Ket
|
|
|
Tanggal
|
No
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
No.
Urut
|
Dari
|
Surat
|
Untuk
|
Hal
Sifat Lampiran
|
Ket.
|
|||
|
Tgl
|
No.
|
|
Jenis
|
Tgl Terima
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
No.
Urut
|
Dari
|
Surat
|
Untuk
|
Jenis
Lamp.
|
Jumlah
|
Ket.
|
|
|
Tgl
|
No.
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3) Membaca,
memberi garis bawah, catatan, dan mengagendakan
Setelah
selesai pencapan dengan stampel agenda dan pemeriksaan lampiran,
petugas/sekretaris bertanggungjawab mulai mengurus surat-surat itu. Ada empat langkah
yang harus dilakukan petugas atau sekretaris, yaitu:
a) Langkah pertama
Membaca
setiap surat sampai selesai dan memperhatikan hal-hal yang dianggap penting.
b) Langkah kedua
Menggaris
bawahi perkataan-perkataan dan kalimat-kalimat yang dapat memberikan gambaran
tentang isi surat. Dalam memberikan garis bawah sebaiknya tidak terlalu banyak,
melainkan memberikan garis bawah pada perkataan-perkataan dan kalimat-kalimat
yang benar-benar dianggap penting dan menarik perhatian bagi pimpinan. Dengan
demikian, inti dari surat dapat mudah diketahui dan dimengerti.
c)
Langkah
ketiga
Memberi
catatan hal-hal yang penting dan yang dapat membantu pimpinan dalam membaca
surat. Catatan ini dapat ditulis pada margin samping kiri atau kanan. Catatan
pinggir dapat berupa saran disposisi seperti “simpan”, “teruskan ke
bagian..................”. Selain itu, catatan juga dapat bersifat khusus
seperti “Lihat surat yang terdahulu yang dilampirkan oleh sekretaris dari filenya”.
d) Langkah keempat
Mengagendakan
surat. Surat-surat masuk dicatat ke dalam buku agenda atau log book (buku register)
dengan cara memberi nomor pada surat tersebut.
4) Pengagendaan
surat masuk
Setiap
surat yang dicatat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor pada surat
itu disebut mengagendakan surat. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan mempergunakan
daftar penerimaan harian atau daily mail
record. Surat masuk diberi nomor penerimaan sendiri yang diambil dari buku
agenda disebut nomor agenda surat.
Petugas khusus yang mengerjakan pengagendaan disebut agendaris (mail clerk). Sedangkan, untuk surat
keluar dicantumkan nomor serut disebut nomor verbal. Buku verbal digunakan
untuk mencatat dan membukukan surat keluar. Tugas pencatatan surat keluar
disebut verbalis
Syarat-syarat sebagai Agendaris
Dalam
suatu kantor sering terjadi kebiasaan bahwa seorang pegawai baru ditugaskan
untuk mengerjakan pekerjaan di bagian agenda. Hal ini sebenarnya suatu
kesalahan. Tugas seorang agendaris merupakan tugas pekerjaan yang memerlukan
beberapa persyaratan khusus sebagai berikut:
a) Dapat dipercaya
b) Dapat membaca dan mengerti apa yang
dimaksudkan oelh surat yang bersangkutan.
c)
Memahami
akan organisasi dan struktur kantor
d) Dapat mengambil keputusan yang cepat dan
tepat
e) Dapat memperhatikan kepentingan cepatnya
surat disampaikan kepada piak yang bersangkutan.
f) Dapat
mempertanggungjawabkan lancarnya surat-surat kepada pihak yang berkepentingan.
Buku agenda dalam prakteknya dibedakan
menjadi dua macam yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar. Buku agenda
tunggal adalah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima bentuk
buku agenda suatu daftar penrimaan harian surat-surat. Sedangkan, buku agenda
kembar (ganda) merupakan buku pencatatan tetnang surat-surat yang diterima
kantor dan yang dikirimkan digabung menjadi satu.
5) Pengarahan
surat masuk
Setelah
surat dicatat dalam buku agenda dan apabila diketahui surat tersebut memerlukan
tindak lanjut, maka petugas harus mengadakan pengarahan. Pengarahan penting
untuk dapat mengetahui dengan jelas arah (flow)
surat-surat masuk ke suatu kantor, mulai dari surat diterima oleh petugas
sampai dengan diarsipkan di bagian pusat kersipan. Petugas pengarah harus
menentukan urutan-urutan pejabat yang harus mengerjakan atau mengetahui isi
surat tersebut. Pengarahan surat itu biasanya dituliskan pada suatu lembaran
yang disebut lembar Pengarah atau Action
Slip/Routing Slip. Apabila seorang pimpinan menganggap bahwa ada suatu
tindak lanjut yang harus dilakukan oleh seorang pejabat/manajer yang berkaitan
dengan surat, maka sekretaris atau pengurus surat harus menyertakan suatu
lembaran formulir ang disebut lembaran disposisi.
6) Penggandaan
surat masuk
Surat
yang sudah diterima oleh kantor dan sifatna sangat segera, maka harus ditangani
oleh beberapa pejabat di mana surat aslinya hanya satu lembar. Dengan demikian,
surat tersebut perlu diperbanyak terlebih dahulu oleh sekretaris atau petugas
administrasi lainnya agar persoalan yang dimaksudkan dalam surat itu dapat
ditangani dengan cepat dan simultaneously.
Penggandaan surat bertujuan untuk menjaga atau sebagai cadangan agar hal
yang penting tidak terhambat penyelesainnya sebelum ditangani karena hilangnya
dokumen. Penggandaan dokumen dapat dilakukan dengan menggunaan mesin fotokopi,
scanner, dan printer.
7) Membagikan
surat
Surat-surat
yang akan didistribusikan sebaiknya dicatat terlebih dahulu dalam buku
ekspedisi. Setelah itu, surat dapat disampaikan atau dibagikan kepada pejabat
yang bersangkutan.
|
No. Urut
|
Tgl. Surat
|
No. Surat
|
Dikirim Kepada
|
Nama Penerima
|
Paraf & Tgl Terima
|
|
|
|
|
|
|
|
Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa penanganan surat
masuk dengan sistem buku agenda meliputi proses penerimaan surat; penyortiran
surat; pencatatan surat dalam buku agenda; pengarahan surat; penyampaian surat;
dan penyimpanan surat.
c. Penanganan Surat Masuk
dengan Kartu Kendali
Sistem kartu kendali dikembangkan pada tahun 1972 sebagai
hasil penelitian dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang bekerja
sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Sistem kartu kendali (KK) diaksudkan sebagai pengganti
sistem kaulback dan sistem buku agenda, karena untuk organisasi kantor
tertentu, sistem tradisional dianggap tidak memadai untuk menangani prosedur
penangan surat. Sistem kartu kendali merupakan lembar isian untuk pencatatan,
penyampaian hingga penemuan kembali yang dilakukan dengan siste kartu kendali
sehingga penanganan surat masuk dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.
Contoh lembar kartu kendali dapat dilihat pada gambar 7.
Pengelompokkan
Surat
Hampir sama dengan penanganan surat dengan sistem buku
agenda, sistem kartu kendali juga dilakukan pengklasifikasian surat. Secara
sederhana, surat dapat dikategorikan sebagai berikut:
1) Kategori
surat penting
Surat
penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang berkaitan
dengan kantor yang bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak langsung
mempengaruhi berhasil tidaknya tercapainya tujuan kantor. Kategori surat
penting, antara lain:
a) Surat yang berkaitan dengan
kebijaksanaan pokok organisasi kantor.
b) Surat yang berhubungan dengan
kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, perencanaan, dan perlengkapan.
c)
Surat
yang jika informasi yang termuat didalamnya tidak diketahui atau tidak
disampaikan kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi
kantor.
2) Kategori
surat rahasia dan surat pribadi
Surat
rahasia pada umumnya bersampul double, sehingga
pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima
pihak yang dituju. Surat pribadi adalah surat yang bersampul tertutup, tertulis
nama pribadi dilengkapi dengan nama jabatan formalnya.
3) Kateogri
surat biasa atau surat rutin
Surat
rutin atau biasa adalah srat yang tidak termasuk dalam golongan penting,
rahasia, dan pribadi. Surat ini isinya relatif singkat, sehingga tidak perlu
disimpan lama. Penyampaian surat kepada pihak yang bersangkutan tidak
menggunakan kartu kendali, cukup menggunakan lembar pengantar surat rutin atau
biasa.
Menurut Nuraida (2014:88-89), pengurusan surat masuk
berdasarkan sistem buku agenda meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Penerimaan
surat
a) Menerima surat masuk dari instansi lain
dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul
surat.
b) Menyortir surat masuk tersebut
berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat
segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
c)
Menyerahkan
surat tersebut ke pencatat surat.
d) Menerima surat
keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
2) Pencatatan
surat
a) Surat masuk dicatat terlebih dahulu,
kemudian dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi seperti gambar 2. Lembar
kedua dari lembar disposisi dimasukkan ke dalam takah yang bersangkutan dengan
isi surat tersebut. Lembar pertama yang diambil dari lembar disposisi diajukan
beserta suratnya.
b) Surat penting dicatat pada kartu kendali
rangkap tiga dengan warna yang berbeda. Ada tiga warna dalam kartu kendali
yaitu putih (I), biru (II), dan merah jambu atau merah muda (III) atau sesuai
kebutuhan (dapat dilihat pada gambar 3).
|
Indeks/subjek
|
Kode
|
Tanggal
Nomor Urut
|
:
:
|
M/K
|
|
Hal
|
:
|
|
|
|
|
Isi
Ringkas
|
:
|
|
|
|
|
Lampiran
|
:
|
|
|
|
|
Dari/Kepada
|
:
|
|
|
|
|
Tanggal
|
:
|
No. Surat
|
:
|
|
|
Pengolah
|
:
|
Paraf
|
:
|
|
|
Catatan
|
:
|
|
|
|
Gambar 2 Kartu Kendali
c)
Surat
biasa dicatat pada lembar pengantar rangkap dua (dapat dilihat pada gambar 3).
|
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA/
|
||||
|
Unit Pengolah: ....................
|
Disampaikan tanggal: 22-02-2020 .
|
|||
|
|
....................
|
Pukul: 12.45
.
|
||
|
No.
Urut
|
Asal Surat/
|
Tanggal dan Nomor
|
Perihal
|
Keterangan
|
|
1.
|
LP2M
|
17-02-2020
|
Penerbitan buku
|
-
|
|
2.
|
LAN
|
20-02-2020
|
Ucapan terima kasih
|
-
|
|
Diterima
tanggal: 22-02-2020
Pukul: 13.45
|
||||
|
Paraf
Penerima: Raras
.
|
||||
|
Nama Terang: Raras
|
||||
|
*)
Coret yang tidak perlu
|
||||
Gambar 3 Lembar Pengantar Surat Biasa
d) Surat rahasia dicatat pada lembar
pengantar rangkap dua (dapat dilihat pada gambar 4).
|
LEMBAR PENGANTAR
SURAT
|
||||
|
Unit Pengolah: ............................
|
Disampaikan tanggal: 27-02-2020 .
|
|||
|
|
............................
|
Pukul: 10.25
.
|
||
|
No.
Urut
|
Asal Surat/
|
Tanggal
dan Nomor
|
Perihal
|
Ket.
|
|
1.
|
Pemprov Jawa Tengah
|
R.08/Pemprov/Asws/ 02/2020
|
----------
|
-------
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Diterima
tanggal: 27-02-2020 Pukul: 10.45
|
||||
|
Paraf Penerima: Raras .
|
||||
|
Nama Terang: Raras .
|
||||
|
*)
Coret yang tidak perlu
|
||||
Gambar 4 Lembar Pengantar Surat Rahasia
3) Penyimpanan
surat
a) Surat masuk yang telah didistribusikan
dan sudah mendapatkan tanggapan dari pengolah dikembalikan ke sekretariat dan
dimasukkan ke dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip.
b) Apabila naskah atau surat masuk
dikembalikan ke sekretariat dengan disposisi untuk diteruskan ke peajabat lain,
maka sebelum dikirimkan harus dicatat terlebih dahulu ke dalam buku agenda
surat masuk, kemudian baru dikirimkan kepada pejabat yang bersangkutan.
c)
Setelah
ditanggapi baru dimasukkan ke dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip
dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan, pencarian kembali surat yang
beredar bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.
4) Penyampaian
surat
a) Surat
penting
(1)
Menahan
kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda.
(2)
Menyampaikan
surat beserta kartu kendali II dan II kepada tata usaha unit pengolah.
(3)
Menerima
kartu kendali II setelah diparaf, sebagai tanda terima.
b) Surat
biasa
(1) Menyampaikan surat beserta dua lembar
pengantar kepada tata usaha pengolah.
(2) Menerima lembar pengantar II setelah
diparaf sebagai tanda terima.
c) Surat
rahasia
(1) Menyampaikan surat dalam keadaan
tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha unit pengolah.
(2) Menerima lembar pengantar II setelah
diparaf sebagai tanda terima.
Prosedur penanganan surat masuk dengan sistem kartu kendali
menurut Madiana (2004: 60) yaitu sebagai berikut:
1) Penerimaan
surat
Tindakan
yang dilakukan oleh petugas berkenaan dengan surat masuk ini, sebagai berikut:
a) Surat masuk melalui unit kearsipan,
kemudian petugas menandatangani surat pengantar yang diterima.
b) Penyortiran suart dilakukan berdasarkan
urutan sifat surat.
c)
Periksalah
kelengkapan surat.
d) Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal,
dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.
2) Pencatatan
surat
Petugas
pencatatan surat bertugas sebagai berikut:
a) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali,
surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan
lembar pengantar surat rahasia.
b) Menentukan kode klasifikasi dan indeks
surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
c)
Mengambil
kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke
penata arsip.
d) Menyatukan kartu kendali II dan III
serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.
3) Pengarahan
atau pengendalian surat
Tindakan
yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a) Menerima surat yang telah dilampiri
kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah
diterima.
b) Menentukan arah surat, kepada siapa atau
ke unit mana surat diteruskan.
c)
Mengisi
kolom indeks, kode, sidan pengolah pada kartu kendali.
d) Mengambil kartu kendali II dan disimpan
disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat
dan setelah satu tahun dijilid.
e) Meneruskan surat beserta kartu kendali
III kepada unit pengolah/unit kerja.
f)
Menerima
Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan
KK III
g) Menyerahkan surat yang sudah selesai
diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.
4) Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari bagian-bagian yaitu:
a) Tata usaha unit pengolah yang memiliki tugas sebagai berikut:
(1)
Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai
bukti hahwa surat sudah diterima.
(2)
Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah.
(3)
Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I
dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
(4)
Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan
lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat
asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan
salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
(5)
Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika
surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama.
Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut
kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu
kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata
arsip.
b) Pimpinan unit pengolah memiliki tugas sebagai berikut:
(1)
Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari
tata usaha unit pengolah
(2)
Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang
masuk.
(3)
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi
I dan II kepada tata usaha unit pengolah.
c) Pelaksana yang memiliki tugas sebagai berikut:
(1) Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha
unit pengolah.
(2)
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
(3) Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
5) Penyimpanan atau penataan
arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut:
a) Menerima kartu kendali I
yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali
sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
b) Menerima surat yang sudah
selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali I dengan kartu
kendali III.
c)
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
Petunjuk
Pengisian Kartu Kendali
|
Indeks/Subjek
|
Kode
|
Tanggal
Nomor Urut
|
:
:
|
M/K
|
|
Hal
|
:
|
|
|
|
|
Isi
Ringkas
|
:
|
|
|
|
|
Lampiran
|
:
|
|
|
|
|
Dari/Kepada
|
:
|
|
|
|
|
Tanggal
|
:
|
No. Surat
|
:
|
|
|
Pengolah
|
:
|
Paraf
|
:
|
|
|
Catatan
|
:
|
|
|
|
1) Kolom Indeks
Bila surat akan disimpan dengan
sistem subjek, maka kolom ini diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan
dengan sistem abjad, maka kolom ini diisi dengan indeks abjad. Hal ini
tergantung dari sistem penyimpanan apa yang digunakan. Pada umumnya yang
menggunakan kartu kendali adalah kantor yang volum suratnya sangat banyak.
Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek.
2) Kolom Tanggal, No. Urut, M/K
Diisi dengan tanggal masuk atau
keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan nomor urut pada hari tersebut,
sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari
berarti surat keluar.
3) Kolom Kode
Diisi dengan kode yang sesuai
berdasarkan indeks yang digunakan.dapat berupa kode abjad jika menggunakan
indeks abjad, bisa juga dengan kode sesuai daftar klasifikasi subjek, jika
menggunakan indeks subjek.
4) Kolom Isi Ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi
surat. Uraian ini benar-benar ringkas, tetapi masalahnya yang terkandung dalam
surat tersebut sudah jelas.
5) Kolom Lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran
yang terdapat pada surat tersebut
6) Kolom Dari
Diisi dengan instansi mana surat itu
berasal
7) Kolom Kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut
ditujukan
8) Kolom Tanggal Surat
Diisi dengan tanggal surat
masuk/keluar tersebut
9) Kolom Nomor Surat
Diisi dengan nomor surat masuk/keluar
tersebut.
10) Kolom Pengolah
Diisi dengan unit kerja di instansi
yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut.
11) Kolom Paraf
Setelah surat tersebut disampaikan
keunit kerja, maka yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda
bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi
menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai
buku ekspedisi.
12) Kolom Catatan
Dalam kolom ini dicatat apa saja yang
perlu dijelaskan tentang surat tersebut. Misalnya, lampiran tidak ada, surat
tidak lengkap lembarannya.
G. LATIHAN
Soal Pilihan Ganda
1. Anda
adalah seorang sekretaris dari PT Sejahtera. Saat Anda sedang membantu pimpinan
Anda untuk mengatur rapat, ada seseorang dari pihak luar perusahaan Anda
mengirimkan surat untuk pimpinan Anda. Surat yang berada di tangan Anda disebut
dengan...
a.
Surat
pribadi
b.
Surat
dinas
c. Surat
masuk
d.
Incoming daily
e.
Outgoing mail
2. Untuk
memperlancar kegiatan kantor, surat penting harus didistribusikan dengan cepat
dan tepat. Akan tetapi, surat asli hanya ada satu lembar. Ketika Anda sebagai
sekretaris, apakah yang akan Anda lakukan...
a. Meminta
pimpinan untuk memberikan disposisi agar surat dapat diteruskan kepada pihak
bersangkutan.
b. Melampirkan
lembar disposisi dan mencatat isi surat pada lembar kartu kendali.
c. Memeriksa
kelengkapan surat dan mencatatnya ke dalam kartu kendali rangkap tiga.
d. Melakukan
penggandaan surat agar surat dapat ditangani dengan cepat.
e. Mennyerahkan
kepada pihak yang bersangkutan agar surat segera diproses dan diselesaikan.
3. Penyortiran
atau sorting merupakan bagian dari
tugas dan tanggungjawab dari unit kearsipan. Pekerjaan menyortir meliputi
pekerjaan pemisahan dan penggolongan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
Penggolongan surat adalah salah satu bagian paling penting dalam proses
penanganan surat masuk. Kenapa kegiatan penggolongan surat dianggap penting?
a. Karena
untuk mempermudah pengawasan dan tindak lanjutnya.
b.
Karena
untuk memudahkan penyimpanan surat masuk di unit kearsipan.
c.
Karena
penggolonggan surat dapat memperlancar kegiatan kantor.
d.
Karena
sebagai alat ukur kemajuan organisasi.
e.
Karena
dapat membantu dan memudahkan pimpinan dalam membuat keputusan.
4.
Pengarahan
surat masuk merupakan kegiatan yang penting untuk mengetahui dengan jelas arah
atau flow surat masuk ke suatu kantor,
mulai dari surat itu diterima oleh petugas sampai diarsipkan di bagian pusat
kearsipan. Kemudian, petugas pengarah tersebut nanti yang akan menentukan
urutan-urutan pejabat yang harus mengerjakan atau mengetahui isi surat
tersebut. Pengarahan surat itu biasanya dituliskan pada suatu lembaran.
Lembaran tersebut disebut dengan lembaran pengarah atau kartu kendali. Bentuk
dari lembaran pengarah yaitu...
a.
Buku
verbal
b.
Daily mail record
c.
Lembar
disposisi
d.
Action klip
e. Formulir
lembar beredar
5. Pengagendaan
surat merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan memberi
nomor pada surat tersebut. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan mempergunakan
daftar penerimaan harian atau buku agenda. Selain itu, surat masuk itu diberi
nomor penerimaan sendiri yang diambil dari buku agenda yang disebut sebagai
nomor agenda surat. Petugas khusus yang mengerjakan pengaggendaan disebut
agendaris atau mail clerk. Apabila
Anda ingin menjadi seorang agendaris, syarat-syarat apa yang harus Anda penuhi?
a.Dapat
mengerti tentang isi surat, memahami detail bentuk organisasi, dapat membuat
surat dengan baik dan benar.
b. Dapat
dipercaya, dapat membaca, memahami struktur organisasi, dapat mengambil
keputusan dengan cepat dan tepat.
c.Dapat
membaca surat dengan tepat dan mengambil keputusan dengan memperhatikan isi
surat, serta dapat menulis dengan rapi.
d. Dapat
memahami surat dengan tepat, teliti dan detail, serta mampu berkomunikasi
dengan baik.
e. Dapat
berkomunikasi dengan baik pada atasan, tidak menghambat pekerjaan orang lain,
dan mampu membaca serta menulis surat.
Kunci Jawaban
1. C
2. D
3. A
4. E
5. B
H. DAFTAR
PUSTAKA
Anhar. (1980).
Pengurusan Surat dan Kearsipan.
Jakarta: PT. Tema Baru.
Barthos,
Basir. (2013). Manajemen Kearsipan untuk
Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Madiana, Gina.
(2004). Mengerjakan Pengarsipan Surat dan
Dokumen Kantor SMK Tingkat 1 Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Bandung:
CV Armico.
Nuraida, Ida.
(2014). Manajemen Administrasi
Perkantoran Edisi Revisi. Yogyakarta: Kanisius.
Wursanto.
(1991). Kearsipan I. Yogyakarta:
Kanisius.
. (1991). Kearsipan
2. Yogyakarta: Kanisius.
Comments
Post a Comment